Rechnungen und Vorlagen.

Eine Rechnung hat eine Nummer, gespeicherte Beträge und ein Dokument. Eine Kundenrechnung geht von einer Organisation an ihren Kunden. Eine persönliche Rechnung geht von einem Freelancer an die Organisation, für seine eigene Arbeit.

Beide nutzen getrennte Abrechnungsebenen. Die Anleitung zur Zeiterfassung erklärt die Prüfung von Mikrons, den Einträgen, aus denen Rechnungspositionen entstehen können.

Angaben zum Aussteller und Vorgaben

Der Aussteller stellt die Rechnung aus; der Empfänger erhält sie. Die Einstellungen der Organisation enthalten Absenderangaben, Steuernummern, Bankverbindung, Nummerierung und Vorgaben. Die persönlichen Einstellungen enthalten die eigene Identität und Vorlage eines Freelancers.

Wählen Sie die Währung und prüfen Sie die Vorlage, bevor Sie die Rechnung ausstellen. Die Nummerierung schlägt eine Nummer aus dem Rechnungsdatum vor, bis Sie sie ändern. Nummern müssen für den Aussteller eindeutig sein, auch gegenüber den Nummern stornierter Rechnungen.

Abrechenbare Arbeit

Abrechenbare Arbeit ist angenommene Arbeit, die auf dieser Ebene die Bedingungen für Abrechenbarkeit und Verarbeitung erfüllt. Die Anleitung zu Stundensätzen erklärt die Einstellungen von Projekten und Kategorien.

• Kundenbuchhalter mit Schreibzugriff können abrechenbare Arbeit für ihre zugewiesenen Kunden abrechnen, auch die Arbeit von Kollegen, ohne Managerrechte. Organisationsbuchhalter haben einen weiteren Bereich.
• Persönliche Rechnungen brauchen die Berechtigung für persönliche Abrechnung und enthalten nur die Arbeit des Ausstellers, auch mit Buchhalterrechten.
• Arbeit, die auf einer Ebene schon abgerechnet ist, kann dort nicht noch einmal abgerechnet werden.
• Die Kundenabrechnung wartet auf eine erforderliche Weiterleitung und die Annahme durch den Gastgeber. Die persönliche Abrechnung braucht die lokale Annahme und wartet nicht auf die Weiterleitung.

Der Editor erklärt Ausschlüsse, etwa eine fehlende Annahme oder Weiterleitung. Die Finanzeinstellungen der Organisation können neue Kundenrechnungen unterbinden. Persönliche Rechnungen bleiben davon getrennt und brauchen ihre eigene Berechtigung.

Arbeitspositionen und Rundung

1. Öffnen Sie Rechnungen der Organisation und dort die Aktion zum Erstellen. Wählen Sie Rechnung an einen Kunden stellen oder Rechnung an deine Organisation stellen, wo angeboten. Unter Profil → Rechnungen können Sie ebenfalls persönliche Rechnungen erstellen.
2. Prüfen Sie Rechnungsdatum, Nummer und den Leistungszeitraum unter von und bis.
3. Sehen Sie sich die einbezogenen und die ignorierten Mikrons an. Prüfen Sie die Positionen nach Projekt und Kategorie, die Stundensätze und die Umsatzsteuer.
4. Fügen Sie weitere Posten oder Nachlässe hinzu. Prüfen Sie die Summen und die Notiz.
5. Nutzen Sie Rechnungsvorschau. Wählen Sie Rechnung speichern, wenn Sie die Rechnung ausstellen möchten.

Prüfen Sie neben dem Leistungszeitraum auch automatisch vorgeschlagene Ausgaben. Diese Ausgaben sind nicht auf die gewählten Arbeitstage beschränkt. Wenn Sie anderswo abgerechnet oder Kundenrechnungen wieder aktiviert haben, prüfen Sie beides vor dem Speichern; Treetops kennt keine Rechnungen, die außerhalb von Treetops ausgestellt wurden.

Jede Arbeitsposition fasst die ausgewählten Minuten für ein Projekt und eine Kategorie zusammen. Netto ist ohne Umsatzsteuer; Brutto enthält sie.

Stunden werden auf zwei Nachkommastellen abgerundet. Netto-Positionspreise werden auf den Cent abgerundet; die Umsatzsteuer wird auf den nächsten Cent gerundet. Durch die Rundung der Umsatzsteuer kann die Summe etwas höher sein als der exakte, ungerundete Betrag.

Eine Rechnung mit Umsatzsteuer in einer anderen Währung muss den Steuerbetrag auch in der Währung Ihres Landes angeben. Das gilt für normale und für elektronische Rechnungen. Treetops hat keine Wechselkurse. Deshalb geben Sie den Betrag im Rechnungseditor ein und verwenden dafür den amtlichen Kurs des Monats. Er erscheint in der Rechnungsnotiz, daher braucht die Vorlage ihren Platzhalter {{note}}.

Manuelle Stundenüberschreibung ersetzt erfasste Stunden durch vereinbarte Stunden auf zulässigen Kundenrechnungen. Eingegebene Stunden werden ebenfalls auf zwei Nachkommastellen abgerundet und dürfen 10.000 je Position nicht übersteigen. Das Steuerelement ist deaktiviert, wenn Arbeit an diesen Kunden weitergeleitet wird. Lesen Sie seine Warnung und prüfen Sie, ob eine Leistungsaufschlüsselung verfügbar ist. Überschreibungen erzeugen keine zusätzlichen Zeiteinträge.

Siehe den Rechnungseditor.

Eigene Posten und Ausgaben

Ein eigener Posten ist eine Position ohne Zeitbezug, mit Beschreibung, Menge, Netto-Einzelpreis, Umsatzsteuer und Projektzuordnung. Wählen Sie unter Neues Element hinzufügen die Option für einen eigenen Posten und geben Sie seine Angaben ein.

Wenn der Kunde aktive abrechenbare Projekte hat, braucht jede gespeicherte Position ein gültiges Projekt. Prüfen Sie ein vorausgewähltes Projekt.

Eine weiterberechnete Ausgabe stellt dem Kunden erfasste Kosten in Rechnung. Der berechnete Betrag kann von den Kosten abweichen. Wählen Sie unter Neues Element hinzufügen die Option für Kundenkosten und dann die Ausgabe. Die Position behält ihr Projekt. Entsprechend eingerichtete Ausgaben können auch automatisch vorgeschlagen werden.

Das Hinzufügen einer Position stellt die Rechnung nicht aus. Prüfen Sie Betrag und Umsatzsteuer. Siehe Einrichtung und Verarbeitung von Ausgaben und den Rechnungseditor.

Nachlässe

Ein Nachlass zieht vor der Umsatzsteuer einen festen Nettobetrag oder einen Prozentsatz von ausgewählten positiven Positionen ab.

1. Öffnen Sie Neues Element hinzufügen und wählen Sie Nachlass.
2. Wählen Sie unter Gilt für Arbeitspositionen oder Posten aus.
3. Geben Sie eine Beschreibung und einen absoluten Betrag oder einen Prozentsatz ein.
4. Prüfen Sie die ausgewählte Zwischensumme und den Nachlass und fügen Sie ihn dann hinzu.

Nachlässe dürfen die ausgewählte Zwischensumme nicht übersteigen. Sie behalten die Zuordnung zu Projekt und Umsatzsteuer über alle Steuersätze hinweg. Ein Nachlass auf eine Ausgabenposition senkt auch ihren erstatteten Nettobetrag.

Rechnungsvorlagen

Eine Rechnungsvorlage legt Layout, Sprache und Papierformat des Dokuments fest. Sie ist von einer Vorlage für Zeiteinträge getrennt.

1. Öffnen Sie den Vorlageneditor in den Einstellungen der Organisation oder in Ihren persönlichen Einstellungen.
2. Wählen Sie eine Dokumentsprache. Der Editor zeigt dann nur die Vorlagen in dieser Sprache.
3. Wählen Sie eine Standardvorlage und sehen Sie sich die Vorschau an. Standardvorlagen können nicht überschrieben werden.
4. Ändern Sie mit Vorlage bearbeiten das HTML, also das Markup des Dokuments. Nutzen Sie Kopie speichern für eine eigene Vorlage.
5. Wählen Sie das Papierformat, speichern Sie und wählen Sie die Vorlage aus.
6. Sehen Sie sich die Vorschau einer Rechnung an, bevor Sie sie ausstellen.

Jede Sprache hat drei Standardvorlagen. Eine Kopie behält die Sprache ihrer Vorlage. Die französischen Standardvorlagen enthalten die Zahlungshinweise, die das französische Recht zwischen Unternehmen verlangt. Treetops erfasst kein Fälligkeitsdatum. Nennen Sie die Zahlungsfrist daher im Hinweis der Rechnung.

Dokumentsprache und Sprache der Oberfläche sind unabhängig voneinander. Änderungen an der Struktur erfordern HTML-Kenntnisse. Siehe den Vorlageneditor.

Ausgestellte Rechnungen behalten ihr gespeichertes Dokument, ihre Beträge und ihre Sprache. Spätere Änderungen an Vorlage, Stundensätzen oder Absender wirken sich auf neue Dokumente aus.

Status und Exporte

Rechnungen trennt eingehende, ausgehende und offene Rechnungen innerhalb Ihres Zugriffs. Filter können das Rechnungsdatum oder das Eingangsdatum verwenden. Die Ansicht nach Eingangsdatum lässt Rechnungen ohne erfassten Eingang weg. Finanzdiagramme verwenden weiterhin das Rechnungsdatum.

Nutzen Sie die Statusaktion einer Rechnung für zulässige Änderungen. Sie erfassen Tatsachen und wickeln keine Zahlungen ab. Stornierte Rechnungen haben schreibgeschützte Statusdialoge. Ältere Rechnungen mit unbekannter Richtung schränken Aktionen ein, die von der Richtung abhängen.

Öffnen Sie die Druck- und Exportaktion der Rechnung und wählen Sie PDF exportieren. Bei einer nicht stornierten Rechnung mit verknüpfter Arbeit können Sie eine Leistungsaufschlüsselung beifügen oder nur die Aufschlüsselung exportieren. Ohne erhaltene Verknüpfungen zur Arbeit ist keine Aufschlüsselung verfügbar.

Der Export einer Rechnung öffnet ein PDF. Der Export mehrerer Rechnungen erzeugt ein ZIP, mit der gewählten Option für die Aufschlüsselung. Eine XRechnung oder eine Rechnung in Peppol BIS kommt immer als ZIP mit ihrer XML-Datei und ihrem PDF. Prüfen Sie die heruntergeladenen Seiten, denn die Vorschau zeigt Seitenumbrüche nur näherungsweise.

Bestehende Rechnungen bleiben im Rahmen Ihrer Berechtigungen verfügbar, wenn das Erstellen neuer Kundenrechnungen deaktiviert ist. Statusänderungen, Stornierung, Löschen und Export behalten ihre eigenen Berechtigungsprüfungen.

Siehe die Rechnungsliste und die Anleitung zu Finanzberichten für die Definitionen von Einnahmen und Ergebnis.

Elektronische Rechnungen

Eine elektronische Rechnung enthält die Rechnung als maschinenlesbare Daten, sodass ein Buchhaltungsprogramm sie importieren kann. Treetops bietet drei Formate. Alle folgen der europäischen Norm EN 16931.

• ZUGFeRD 2.5.2 ist ein PDF, das wie jede andere Rechnung aussieht und die Daten zusätzlich enthält.
• XRechnung 3.0 ist das deutsche Format für öffentliche Auftraggeber. Es besteht nur aus XML-Daten.
• Peppol BIS Billing 3.0 ist das Format des europäischen Peppol-Netzwerks. Es besteht nur aus XML-Daten.

Bei XRechnung oder Peppol BIS ist der Download ein ZIP mit zwei Dateien: der XML-Datei und einem PDF derselben Rechnung. Die XML-Datei ist die maßgebliche Rechnung. Senden Sie sie daher an den Kunden. Das PDF ist für Menschen, die die Rechnung lesen möchten.

Treetops erstellt die Dateien, stellt Rechnungen aber nicht an Empfänger zu. Um eine Peppol-Rechnung zu senden, laden Sie die XML-Datei bei Ihrem Peppol-Anbieter hoch, einem Unternehmen, das Sie mit dem Peppol-Netzwerk verbindet. Manche Länder verlangen, dass Rechnungen zwischen Unternehmen über eine zugelassene Plattform laufen. Prüfen Sie die Regeln Ihres Landes.

1. Geben Sie in den Finanzeinstellungen der Organisation Ihre Adresse mit einem zweibuchstabigen Ländercode ein, Ihre IBAN und Ihre Umsatzsteuer-ID oder Ihre Handelsregisternummer mit Registerart. Bei einer persönlichen Rechnung stammen diese Angaben aus Ihrem Profil.
2. Wählen Sie in den Einstellungen der Steuersätze für jeden Satz die Steuerart für E-Rechnungen. Ein Satz ohne Umsatzsteuer braucht außerdem einen Grund, warum keine Umsatzsteuer anfällt.
3. Wählen Sie in den Finanzeinstellungen den Standard für elektronische Rechnungen. Er gilt für jeden Kunden. Keine (normales PDF) bedeutet: keine elektronischen Rechnungen. Ihr Profil hat dieselbe Einstellung für persönliche Rechnungen. Um für eine Organisation ein anderes Format zu verwenden, öffnen Sie dort Ihre Mitgliedsseite und ändern Sie Einstellungen für diese Organisation.
4. Beim Kunden steht Elektronische Rechnung zunächst auf dem Standard. Wählen Sie ein anderes Format oder Keine (normales PDF), wenn dieser Kunde abweicht.
5. Geben Sie ein, was der Kunde verlangt: Umsatzsteuer-ID, Adresse für E-Rechnungen und ihre Art, Referenz des Empfängers, Bestellnummer und Vertragsnummer.
6. Für XRechnung ergänzen Sie in Ihrer Adresse eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse. Geben Sie eine Adresse für E-Rechnungen für sich und für den Kunden ein, Postleitzahl und Ort des Kunden und eine Referenz des Empfängers. Bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland ist die Referenz des Empfängers die Leitweg-ID.
7. Für Peppol BIS geben Sie eine Adresse für E-Rechnungen für sich und für den Kunden ein. Ihre Adressart hat vier Ziffern, zum Beispiel 0088 oder 9930. Peppol nimmt EM nicht an. Geben Sie eine Referenz des Empfängers oder eine Bestellnummer ein. Sind Sie und der Kunde beide in Deutschland, gelten zusätzlich die Angaben für XRechnung. Ein Unternehmen in den Niederlanden braucht seine KVK-Nummer mit der Registerart 0106 oder seine OIN-Nummer mit der Art 0190.
8. Im Rechnungseditor zeigt Elektronische Rechnung das Format des Kunden oder Ihren Standard. Sie können es und die drei Referenzen für diese Rechnung ändern.

Welche Formate Sie wählen können, hängt vom Land Ihrer Adresse und von Ihrer Währung ab. Alle drei Formate sind in Belgien, Deutschland, Frankreich, Liechtenstein, Luxemburg, den Niederlanden, Österreich, der Schweiz und dem Vereinigten Königreich verfügbar, in Euro, US-Dollar, Britischen Pfund und Schweizer Franken. In Belgien ist Peppol das übliche Format zwischen Unternehmen. Wählen Sie dort Peppol BIS, oder verwenden Sie ZUGFeRD nur, wenn Sie es mit dem Kunden vereinbart haben.

Beim Speichern prüft Treetops, ob die Rechnung alles Nötige enthält. Fehlt eine Angabe oder hat eine Nummer eine falsche Prüfziffer, speichert es nichts und nennt, was Sie korrigieren müssen. Sie können es korrigieren oder Keine (normales PDF) wählen.

Wählen Sie Drucken... und PDF exportieren. Treetops erstellt und prüft die Dateien in diesem Moment. Schlägt die Prüfung fehl, exportiert es nichts und zeigt den Grund. Rechnungen, die als normales PDF gespeichert wurden, können später nicht elektronisch werden.

Elektronische Rechnung stornieren

Wählen Sie Stornieren... neben der Rechnung. Treetops erstellt dann zusätzlich einen Storno-Beleg über den vollen Betrag im selben Format, nummeriert wie die Rechnung mit dem Zusatz -S. PDF exportieren liefert danach diesen Beleg. Für das Original setzen Sie das Häkchen bei Statt des Storno-Belegs die ursprüngliche Rechnung exportieren.

Eine Stornierung ist keine Rückerstattung. Zahlungseinträge bleiben bei der ursprünglichen Rechnung, und Treetops bewegt kein Geld. Um die Arbeit erneut abzurechnen, wählen Sie Ersatzrechnung erstellen, prüfen den Editor und stellen die neue Rechnung unter einer neuen Nummer aus. Die Stufe Keine Kundenrechnungen erlaubt weiterhin Stornierungen, aber keine Ersatzrechnung.