Unter Kunden erfassen Sie Ausgaben und sonstige Einnahmen und sehen sich Finanzdiagramme an. Ihre Buchhalterrechte bestimmen, welche Kunden und Details Sie sehen. Die Finanzverwaltung muss aktiviert sein.
Ausgaben und Weiterberechnungen erfassen
- Öffnen Sie mit Schreibzugriff als Buchhalter Kunden. Nutzen Sie für Kosten der Organisation das Ausgabenfeld des internen Kunden, oder klappen Sie einen externen Kunden auf.
- Geben Sie Beschreibung, Datum, Nettokosten, Umsatzsteuer und die steuerlichen Optionen ein. Eine Kundenausgabe muss zu einem der Projekte dieses Kunden gehören.
- Wählen Sie eine Wiederholung und ein optionales Enddatum, wenn sich die Kosten wiederholen.
- Um die Ausgabe dem Kunden zu berechnen, geben Sie einen weiterberechneten Betrag ein. Wählen Sie Automatisch zu neuen Rechnungen hinzufügen, wenn der Rechnungseditor sie vorschlagen soll.
- Speichern Sie und sehen Sie sich dann den Bereich Verarbeitung an: Abrechnungsart, verknüpfte Rechnungen und erstattete Beträge.
Ausgaben der Organisation haben keinen Kunden und kein Projekt. Hat ein Kunde kein aktives Projekt, legen Sie zuerst eines an. Eine bestehende Ausgabe kann beim Bearbeiten ihr archiviertes Projekt behalten.
Tägliche, monatliche, vierteljährliche und jährliche Wiederholung wiederholt Kosten in den Berichten; sie plant keine Zahlungen. Das Enddatum zählt mit. Die monatliche Wiederholung folgt dem ursprünglichen Tag und nimmt bei Bedarf das Monatsende.
Eine vorgeschlagene Weiterberechnung ist keine Einnahme. Erst wenn sie auf einer Rechnung ausgestellt wird, entsteht eine Erstattung der Ausgabe, nach einem etwaigen Nachlass auf diese Position. Der berechnete Betrag kann von den ursprünglichen Kosten abweichen.
Sonstige Einnahmen erfassen
Nutzen Sie im Feld Ausgaben und sonstige Einnahmen des internen Kunden die Hinzufügen-Schaltfläche und wählen Sie sonstige Einnahme. Geben Sie Betrag, Datum und Steuereinstellungen ein. Legen Sie fest, ob die Einnahme vom geschätzten steuerpflichtigen Gewinn ausgenommen wird.
Anlegen und Bearbeiten erfassen Einnahmen auf Organisationsebene. Ältere Korrekturen für Kunden oder Projekte können ihre früheren Berichtsverknüpfungen behalten.
Rechnungen getrennt vorbereiten
Kundenrechnungen und persönliche Rechnungen von Freelancern nutzen getrennte Abrechnungsebenen. Enthaltene Zeit muss auf dieser Ebene abrechenbar und angenommen sein. Rechnungen und Vorlagen erklärt Vorbereitung, Ansprüche, gespeicherte Dokumente, Status und PDF-Downloads.
Die Stufe Keine Kundenrechnungen behält Bewertung, Ausgaben, Planung und die Finanzdiagramme. Keine Finanzverwaltung blendet Geldberichte und Editoren aus, behält aber die Arbeit und gespeicherte Finanzdaten. Genutzte Funktionen erklärt, was verfügbar bleibt.
Finanzdiagramme finden und lesen
- Für das Diagramm der Organisation öffnen Sie Kunden und wählen die obere Diagramm-Schaltfläche. Dafür sind volle Rechte als Organisationsbuchhalter nötig.
- Klappen Sie einen Kunden auf, um sein Gesamtdiagramm zu sehen.
- Wählen Sie ein Projekt für sein Diagramm. Es startet in Kumuliert, das laufende Summen zeigt.
Legen Sie Zeitraum und Gruppierung fest, bevor Sie Zahlen vergleichen. In „Kumuliert“ enthält die Kurve des gewählten Projekts die frühere Projektgeschichte als Anfangsbestand. Übersichtskarten und Kreisdiagramm-Summen beschreiben weiterhin den gewählten Zeitraum.
„Kumuliert“ zeigt Kosten als positive Beträge. Die eigene Linie Gesamtkosten summiert alle Kostenanteile, auch wenn Sie einen einzelnen Anteil ausblenden. Andere Darstellungen und die Übersichtskarten behalten ihre Vorzeichen.
Arbeitswert, ausgestellte Einnahmen und Eingang
- Voraussichtlicher Arbeitserlös
- Erfasste Arbeit, bewertet mit den Abrechnungssätzen. Er bleibt außerhalb des finanziellen Ergebnisses.
- Ausgestellte Rechnungseinnahmen
- Anrechenbare ausgestellte Beträge, auch offene Rechnungen, dem Rechnungsdatum zugeordnet.
- Eingegangene Rechnungseinnahmen
- Der Teil, dessen Eingang der Aussteller erfasst hat. Er behält in den Finanzdiagrammen das Rechnungsdatum.
- Erhaltene Zahlung
- Geld, das unter Vertrag und Zahlungen eingetragen ist. Es zählt an seinem eigenen Datum als Einnahme, in den Karten „Einnahmen“ und „Davon eingegangen“, im Ergebnis und in der geschätzten Ertragsteuer. Der Betrag ist netto und fügt daher keine Umsatzsteuer hinzu.
Sonstige Einnahmen sind von Rechnungen getrennt. Das Erfassen des Rechnungseingangs verschiebt die Einnahme nicht in den Monat des Eingangs. Der Filter nach Eingangsdatum in der Rechnungsliste dient einem anderen Zweck: dem Durchsuchen.
Erhaltene Zahlungen ändern nicht den Eingangsstatus von Rechnungen. Eine Rechnung und eine Zahlung können dasselbe Geld sein. Treetops kann sie nicht verknüpfen; wenn Sie beides erfassen, zählt dieses Geld doppelt. Erfassen Sie eine Zahlung nur für Geld, das keine Rechnung in Treetops abdeckt.
Vertrag und Zahlungen im Diagramm
Ein Finanzdiagramm deckt die gesamte Arbeit ab. Hat ein Projekt Vertragseinträge, zeigt das Diagramm sie neben den Rechnungen. Projekte ohne diese Einträge zeigen keine zusätzliche Karte, Säule oder Linie.
- Vertragswert
- Die erste Karte in Projekt- und Kundendiagrammen. Im Kundendiagramm ist sie die Summe der Projekte des Kunden. Sie zeigt, was Sie vereinbart haben, und ist keine Einnahme.
- Meilensteine
- Eine eigene Säule mit dem geplanten Betrag an seinem Fälligkeitsdatum. Sie bleibt außerhalb der Einnahmen, der Karten und des Ergebnisses, auch nachdem das Geld eingegangen ist. Ein Meilenstein ohne Datum oder mit Fälligkeit bei Projektabschluss zählt nur im Vertragswert.
Haben nur einige Projekte eines Kunden einen Vertragsbetrag, zeigt die Karte „unvollständig“, und ein Hinweis nennt die übrigen. Deren Kosten zählen trotzdem. Tragen Sie 0 für ein Projekt ohne vereinbarte Zahlung ein.
In Kumuliert steigen Meilensteine und erhaltene Zahlungen in senkrechten Stufen. Der Vertragswert ist eine Linie in Projekt- und Kundendiagrammen. Ein Budget für das ganze Projekt mit der Grenze Kosten insgesamt ist eine Linie im Projektdiagramm. Diese Linien erscheinen nur in dieser Darstellung, weil große Beträge die Monatsbalken flach drücken würden.
Das Diagramm der Organisation zeigt erhaltene Zahlungen und die Säule „Meilensteine“. Es hat keine Vertragskarte und keine Linien.
Ein Kostenbudget lässt die geschätzte Ertragsteuer weg, die sich nach den Einnahmen richtet. Die Kosten im Diagramm enthalten diese Steuer und können daher über dem liegen, was das Budget zeigt.
Ein Projekt mit datierten Meilensteinen öffnet mit einem Zeitraum, der sie abdeckt, und einem Monat über den letzten Meilenstein oder die letzte Zahlung hinaus. Ihre eigenen Daten ersetzen diesen Zeitraum. Karten und Ziele enden mit dem heutigen Tag, während das Diagramm spätere wiederkehrende Kosten zeigen kann.
Kosten und Übersichtskarten
Kosten von Kunden und Projekten umfassen Ausgaben, Arbeitskosten, geteilte Kosten und die geschätzte Ertragsteuer. Arbeitskosten verwenden die gültigen Gehaltsbedingungen oder Mitgliedersätze. Diagramme der Organisation zeigen stattdessen Gehaltskosten und eingehende Rechnungen von Freelancern.
| Karte | Bedeutung |
|---|---|
| Vertragswert | Die vereinbarte Summe, wenn ein Projekt eine hat. Sie ist keine Einnahme. |
| Einnahmen (netto) | Ausgestellte Rechnungseinnahmen plus sonstige Einnahmen und erhaltene Zahlungen, ohne Umsatzsteuer. |
| Davon eingegangen (netto) | Die eingegangenen Rechnungseinnahmen, weiterhin dem Rechnungsdatum zugeordnet, plus erhaltene Zahlungen. |
| Kosten | Kosten einschließlich geteilter Kosten und geschätzter Ertragsteuer, als negativer Betrag dargestellt. |
| Ergebnis nach Steuern | Nettoeinnahmen abzüglich Kosten. |
| Ergebnis pro Monat (Durchschnitt) | Ergebnis geteilt durch die gezählten Monate. |
Durchschnitte von Kunden und Projekten zählen angebrochene Monate anteilig. Durchschnitte und Gehaltssummen der Organisation zählen jeden berührten Monat voll. Gehaltszeiträume, die im Laufe eines Monats beginnen oder enden, werden für ihre aktiven Tage anteilig berechnet.
Karten verwenden Nettobeträge. Ergebnisse sind keine Kontostände. Wer den voraussichtlichen Arbeitswert zu den ausgestellten Einnahmen addiert, vermischt verschiedene Stufen.
Umsatzsteuer und geschätzte Ertragsteuer
Säulen von Organisation und Kunden enthalten die Umsatzsteuer auf Rechnungen sowohl in den Einnahmen als auch in den Kosten, sodass sie sich im Ergebnis aufhebt. Projektdiagramme lassen sie weg. Abziehbare Vorsteuer auf Ausgaben bleibt außerhalb der Kosten; nicht abziehbare Vorsteuer bleibt Kosten.
Ertragsteuerschätzungen wenden eingestellte Sätze auf den geschätzten steuerpflichtigen Gewinn oder auf eine andere Schätzung an. Eine Regel kann die Grundlage für die übrigen Schätzungen mindern. Die Absetzbarkeit von Ausgaben und der Ausschluss sonstiger Einnahmen beeinflussen diese Grundlage.
Verluste mindern spätere Gewinne nur innerhalb des gewählten Zeitraums, auch über Jahresgrenzen hinweg. Spätere Verluste erstatten frühere Schätzungen nicht. Verluste vor dem Zeitraum zählen nicht. Dies sind Schätzungen für Berichte, keine Steuererklärungen.
Geteilte Kosten
Geteilte Kosten verteilen Gemeinkosten und die Kosten interner Arbeit auf abrechenbare Projekte, nach deren monatlichem Anteil an abrechenbaren Stunden. Kosten nicht abrechenbarer Projekte eines Kunden bleiben bei diesem Kunden. Projekte ohne abrechenbare Stunden erhalten in diesem Monat keinen Anteil.
Prüfen Sie Gemeinkosten auf abrechenbare Projekte verteilen in den Einstellungen der Organisation und Geteilte Kosten in die Bilanz einbeziehen beim Kunden. Wird der Anteil eines Kunden ausgeschlossen, geht er nicht auf andere über.
Kundenbuchhalter sehen die Summe der geteilten Kosten. Organisationsbuchhalter können ihre Bestandteile einsehen. Das Ergebnis bleibt trotz der unterschiedlichen Detailtiefe gleich.
Unvollständige oder unerwartete Ergebnisse prüfen
Fehlen Gehaltsbeträge für relevante Zeiträume, werden Kosten und die daraus folgenden Salden als unvollständig markiert. Bekannte Kosten und Einnahmen bleiben sichtbar; ein Ersatzsatz macht unbekannte Gehaltsbeträge nicht vollständig. Leser mit eingeschränkten Rechten erhalten die Warnung ohne private Gehaltsdetails.
Wird ein früherer Gehaltsbetrag nachträglich eingetragen, ändern sich die betroffenen Berichte. Prüfen Sie datierte Gehaltsbedingungen, bevor Sie sich auf frühere Schätzungen verlassen.
Fehlen Rechnungseinnahmen, prüfen Sie Rechnungsdatum, Zeitraum und Stornierungsstatus. Bei geteilten Kosten prüfen Sie die Einstellungen zur Einbeziehung und die abrechenbaren Stunden. Abgelehnte Arbeit trägt weder zum Arbeitswert noch zu den Arbeitskosten bei.
Berichte zu Arbeitszeit und Urlaub von Mitarbeitern verwenden Arbeitszeitpläne und Gutschriften für Abwesenheiten, getrennt von den Geldberichten.