Mit Projekte organisieren Sie Arbeit und Personen. Unter Kunden prüfen Sie die Projekte, Rechnungen und Finanzen eines Kunden, wenn die Finanzverwaltung aktiviert ist.
Ein Projekt und seinen Kunden einrichten
Ein Kunde fasst die Projekte und Rechnungen eines Auftraggebers zusammen. Zu seinen Angaben gehören Kontaktdaten, eine Kundennummer und Notizen. Das Anlegen eines Kunden erzeugt keinen Login für den Kunden.
- Öffnen Sie Projekte und starten Sie den Projektassistenten.
- Wählen Sie einen Kunden, für den Sie berechtigt sind. Legen Sie im Assistenten einen neuen an, wenn Ihre Berechtigungen das erlauben.
- Geben Sie Projektname, Beschreibung und Farbe ein. Aktivieren Sie Kategorien für die Arten von Arbeit, die erfasst werden.
- Fügen Sie die beteiligten Mitglieder und ihre Projektberechtigungen hinzu. Fügen Sie bei Bedarf Ziele hinzu und schließen Sie die Einrichtung ab.
Neue Projekte benötigen einen Kunden. Die Berechtigung zur Projektverwaltung allein erlaubt weder das Anlegen noch die Auswahl von Kunden. Wenn kein Kunde verfügbar ist, fragen Sie einen Buchhalter mit Schreibzugriff.
Ältere Projekte ohne Kunden werden weiterhin unterstützt. Die dauerhafte interne Gruppe fasst diese Arbeit mit den Ausgaben und Steuern der Organisation zusammen; die Gruppe selbst kann weder archiviert noch gelöscht werden.
Projekte nach Kunden gruppieren
Wählen Sie unter Projekte die Option Nach Kunden gruppieren. Treetops speichert diese Wahl getrennt von Filtern und der Archivansicht.
Kundenüberschriften können bleiben, auch wenn kein Projekt zur aktuellen Seite oder zu den Filtern passt. Ein Kundenmenü erscheint nur mit den nötigen Kunden- oder Partnerschaftsberechtigungen. Die Gruppierung gewährt keinen zusätzlichen Zugriff auf Finanzen oder Kundenänderungen.
Tasks und verpflichtende Zuordnung
Ein Task ist ein Arbeitspaket eines Projekts mit eigener Zuordnung und eigenem Fortschritt. Er kann Tickets bündeln. Die Anleitung „Tickets und Tasks“ behandelt Anlegen, Zuordnung, Abschluss und Zeiterfassung.
Aktivieren Sie Task für neue Mikrons voraussetzen in den Projekteinstellungen oder im Assistenten, damit neue Zeiteinträge einen aktiven Task benötigen. Ein Ticket kann seinen Task mitbringen. Die Einstellung gilt auch für Mitarbeiter einer Gastorganisation in einem geteilten Projekt.
Bestehende Einträge können ihre Zuordnung behalten. Wenn Sie Projekt, Task oder Ticket ändern, kann ein gültiger aktiver Task erforderlich sein. Eine Kategorie bleibt unabhängig davon Pflicht.
Ticket-Diskussion und Abonnements
Bewahren Sie Kommentare, ergänzende Dateien und Abonnements beim Ticket auf. Die Hinweise zu Diskussion und Benachrichtigungen erklären diese Funktionen und die Voraussetzungen für E-Mails.
Budgets und Quoten
Ein Budget ist ein oberes Ziel, eine Quote ein unteres Ziel. Beide vergleichen erfasste Stunden, Kosten oder Gewinn mit einem eingegebenen Betrag. Sie verhindern keine weitere Arbeit.
- Fügen Sie mit Buchhalter-Schreibzugriff im Assistenten ein Ziel hinzu, oder öffnen Sie bei einem bestehenden Projekt die Einstellungen für Budgets und Quoten.
- Wählen Sie Gesamt für die gesamte Projektlaufzeit oder Monatlich für jeden Kalendermonat.
- Wählen Sie Stunden, Kosten oder Gewinn, dann Budget oder Quote.
- Wählen Sie als Bereich das Projekt, einen Task oder eine Kategorie, und geben Sie den Betrag ein.
Task- und Kategoriebereiche sind getrennt. Derselbe Zeiteintrag kann in beiden zählen, addieren Sie diese Vergleiche also nicht. Legen Sie ein Gesamtziel für das Projekt separat an; Ziele für einen Bereich erzeugen keines.
Ein Kostenziel für das gesamte Projekt zählt Arbeitskosten, Projektausgaben, den Anteil des Projekts an gemeinsamen Kosten und die nicht abziehbare Vorsteuer. Die geschätzte Gewinnsteuer lässt es aus. Ein Kostenziel für einen Task oder eine Kategorie zählt nur Arbeitskosten, weil Ausgaben und gemeinsame Kosten keinen Task und keine Kategorie haben.
Vor dem 6. November 2026 zählten Kostenziele für das gesamte Projekt nur Arbeitskosten. Bestehende Ziele behalten ihre Beträge. Sie können deshalb jetzt ohne neue Arbeit eine höhere Ausschöpfung zeigen. Prüfen Sie diese Beträge und passen Sie sie bei Bedarf an.
In der Stufe Keine Finanzverwaltung bleiben Stundenziele und Arbeitsdiagramme erhalten. Geldziele, Stundensätze und Vertragsangaben sind ausgeblendet. Gespeicherte Werte erscheinen wieder, wenn Sie eine frühere Stufe wählen.
Abschluss und Zielausschöpfung lesen
Klappen Sie unter Projekte ein Projekt auf, um den Aufgabenfortschritt und die Gesamtziele zu sehen. Für monatliche Vergleiche nutzen Sie Monatliche Budgets und Quoten. Buchhalter prüfen Beträge über das ausgewählte Projekt unter Kunden. Manager sehen Stunden und erlaubte Prozentwerte für Geldziele; diese zeigen weder Beträge noch Stundensätze.
Aufgabenfortschritt misst den Abschluss. Zielfortschritt vergleicht die Aktivität mit dem Ziel. Ein Budget kann ausgeschöpft sein, obwohl die Arbeit noch nicht fertig ist.
Projektweite Gewinnziele verwenden anrechenbare Anteile ausgestellter Rechnungen und projektbezogene Einnahmekorrekturen, einschließlich offener Rechnungen. Gewinnziele für Tasks oder Kategorien verwenden erfasste Arbeit, bewertet zu Verkaufssätzen. Beides bedeutet keinen Zahlungseingang. Fehlende Gehaltsbeträge können Kostenziele unvollständig machen; prüfen Sie den Hinweis, bevor Sie deren Prozentwerte verwenden.
Vertrag und Zahlungen
Ein Projekt kann seinen vereinbarten Preis und die erwarteten Zahlungen neben der Arbeit führen. Der Vertragsbetrag ist die Summe ohne Steuer, die der Kunde zu zahlen vereinbart hat. Ein Meilenstein ist ein Teil davon, den Sie erwarten. Eine erhaltene Zahlung ist Geld, das tatsächlich eingegangen ist.
- Öffnen Sie den Kunden unter Kunden und wählen Sie das Projekt. Vertrag und Zahlungen steht unter Budgets und Quoten. Zum Lesen benötigen Sie Buchhalterzugriff, zum Bearbeiten Buchhalter-Schreibzugriff.
- Geben Sie den Vertragsbetrag ein. Lassen Sie ihn leer, solange nichts vereinbart ist: Ein unbekannter Betrag ist etwas anderes als eine vereinbarte Null. Geben Sie 0 ein, wenn der Kunde nichts zahlt.
- Fügen Sie Meilensteine hinzu. Ein Meilenstein ist zu einem Datum oder bei Projektabschluss fällig oder hat noch kein Datum.
- Erfassen Sie eine erhaltene Zahlung nur für Geld, das keine Rechnung in Treetops abdeckt. Geben Sie den Nettobetrag und das Eingangsdatum ein. Verknüpfen Sie die Zahlung bei Bedarf mit einem Meilenstein.
Der Kasten zeigt, was eingegangen ist, sowie die Werte Steht noch aus und Noch in keinem Meilenstein. Ein Hinweis meldet, wenn die Meilensteine mehr als den Vertragsbetrag ergeben. Änderungen an Meilensteinen oder Zahlungen ändern den Vertragsbetrag nicht. Wenn Sie einen Meilenstein löschen, bleiben seine Zahlungen erhalten und verlieren nur die Verknüpfung.
Alle Werte verwenden die Währung der Organisation. Geben Sie Nettozahlungen selbst ein; Treetops leitet aus Bankzahlungen keine Steuer ab. Diese Einträge stellen keine Rechnungen aus und ändern nicht den Zahlungsstatus von Rechnungen.
Erhaltene Zahlungen zählen als Einnahmen. Hat ein Projekt sowohl Zahlungen als auch Rechnungen, warnt der Kasten, dass dasselbe Geld doppelt zählen kann. Behalten Sie für dasselbe Geld nur eines von beiden.
Um festzulegen, was ein Projekt höchstens kosten soll, fügen Sie für das gesamte Projekt ein Budget mit dem Grenzwert Kosten insgesamt hinzu. Vertrag und Zahlungen im Diagramm erklärt, wie die Diagramme diese Einträge verwenden.
Eine Gastorganisation pflegt in einem geteilten Projekt eigene Einträge. Sie übernimmt nicht die des Hosts. Die Stufe Keine Kundenrechnungen lässt diese Einträge verfügbar; Keine Finanzverwaltung blendet sie aus.
Abgeschlossene Arbeit archivieren oder löschen
Archivieren Sie ein fertiges Projekt, um seinen Verlauf zu behalten. Das Archivieren deaktiviert die Projektmitgliedschaften. Das Löschen hat andere Folgen: Es entfernt Projektarbeit, Tasks, Tickets, Ziele und die Projektausgaben der Organisation.
Lesen Sie die Löschvorschau. Ausgestellte Rechnungen behalten ihre gespeicherten Positionen und Beträge, aber betroffene Projektverknüpfungen werden entfernt. Arbeit von Gastorganisationen, Finanzpläne und Rechnungszuordnungen können nach den Partnerschaftsregeln in verbleibende Projekte wechseln. Das Löschen eines Kunden entfernt auch seine Rechnungen und Dokumente.
Diagrammdefinitionen finden Sie unter Ausgaben und Finanzen, Mitgliedschaftsarchive unter Zugriff und Verwaltung.