In den Zeit- und Abwesenheitsberichten für Mitarbeiter fließen Arbeitszeitpläne, gespeicherte Zeit und erfasste Abwesenheiten zusammen. Jahresurlaub richtet sich nach einem eingegebenen Jahresanspruch; Krankheit wird getrennt gezählt.
Auf Ihre Daten zugreifen
Mitarbeiter lesen ihre eigene Mitgliedsseite über Profil → Organisationen und wählen dort ihre Mitgliedschaft. Zugriff auf die Seite „Mitglieder“ der Organisation ist nicht nötig.
Manager und Buchhalter nutzen Mitglieder innerhalb ihres Mitgliederbereichs. Die Übersicht dort zeigt aktuelle und kommende Abwesenheiten sowie fehlende Einstellungen. Siehe die Mitgliederübersicht.
Lesen und Schreiben sind getrennt. Für Änderungen an Arbeitszeitplänen, Urlaubsanspruch und Abwesenheiten ist Buchhalter-Schreibzugriff nötig. Nur Superuser pflegen die arbeitsfreien Tage der Organisation.
Datierte Arbeitszeitpläne
Ein Arbeitszeitplan gehört zu einem datierten Gehaltszeitraum. Gehaltsbetrag und Arbeitszeitplan sind getrennt: Die Sollstunden können bekannt sein, während die Gehaltskosten unbekannt sind. Das Startdatum zählt mit, das Enddatum nicht. Zeiträume dürfen aneinandergrenzen, sich aber nicht überschneiden.
Wählen Sie mit Buchhalter-Schreibzugriff den Mitarbeiter unter Mitglieder, öffnen Sie Mitgliedereinstellungen und verwenden Sie Gehälter. Legen Sie die Daten und die Stunden je Wochentag fest. Wenn Sie Gehaltskosten verwenden, geben Sie die gesamten Gehaltskosten einschließlich der Arbeitgeberanteile ein. Auch Wochenenden können Stunden haben; mindestens ein Wochentag braucht positive Stunden.
Lassen Sie den Betrag bei einem neuen Arbeitszeitplan leer, wenn die Gehaltskosten unbekannt sind. Eine eingegebene Null ist ein ausdrücklicher Finanzwert. Bei einem bestehenden Arbeitszeitplan bleibt der gespeicherte Betrag erhalten, wenn Sie das Feld leer lassen.
Ist die Finanzverwaltung deaktiviert, wird das Betragsfeld ausgeblendet. Daten und Stunden je Wochentag bleiben mit denselben Berechtigungen bearbeitbar. Urlaub, Urlaubsanspruch und arbeitsfreie Tage bleiben verfügbar. Wenn Sie die Finanzen wieder aktivieren, erscheinen die gespeicherten Beträge wieder; unvollständige Gehaltskosten werden in Finanzberichten markiert.
Die Stufe Nur Zeiterfassung blendet zusätzlich Arbeitszeitpläne, Urlaub, Urlaubsanspruch und arbeitsfreie Tage aus. Gespeicherte Einträge erscheinen in einer früheren Stufe wieder. Siehe Genutzte Funktionen.
Legen Sie neue Bedingungen an, wenn sich die Stunden ändern, statt frühere Zeiträume umzuschreiben. Gehaltsbedingungen unterstützen die Kostenauswertung, ohne eine Lohnabrechnung durchzuführen. Siehe den Editor für Gehalt und Arbeitszeitplan.
Fehlende oder widersprüchliche Arbeitszeitpläne machen planbasierte Werte unbekannt. Ein fehlender Gehaltsbetrag allein verhindert keine Zeit- und Urlaubsberechnungen. Geänderte Bedingungen ändern auch, wie bestehende Abwesenheiten zählen, ohne diese umzuschreiben. Lesen Sie die Warnung, bevor Sie frühere Bedingungen bearbeiten.
Jahresurlaubsanspruch
Der Urlaubsanspruch ist der eingegebene Jahresanspruch in ganzen oder halben Tagen. Er kann festgelegt werden, bevor ein Arbeitszeitplan existiert. Ein neuer Wert gilt für sein Jahr und die folgenden Jahre, bis er ersetzt wird; frühere Jahre bleiben unverändert.
Bearbeiten Sie mit Buchhalter-Schreibzugriff den Anspruch des laufenden Jahres in den Mitgliedereinstellungen. Die Jahresauswahl im Abwesenheitsdialog wählt nur ein Jahr zur Ansicht. Ein fortgeführter Anspruch überträgt keine ungenutzten Tage. Treetops berechnet weder einen anteiligen Erwerb noch den Verfall oder Übertrag von Resturlaub.
- Genommen
- Gezählter Jahresurlaub bis einschließlich heute.
- Geplant
- Gezählter Jahresurlaub nach heute.
- Verbleibend
- Urlaubsanspruch abzüglich genommenen und geplanten Urlaubs. Negative Werte sind möglich. Ohne Urlaubsanspruch ist dieser Wert unbekannt.
Abwesenheiten erfassen
Ein Abwesenheitseintrag erfasst einen ganzen oder halben Tag Jahresurlaub oder Krankheit. Ein halber Tag bedeutet weder Vormittag noch Nachmittag. Jahresurlaub und Krankheit können für einen Mitarbeiter nicht auf dasselbe Datum fallen.
- Öffnen Sie beim Mitarbeiter die Zeile Jahresurlaub oder Krankheit. Beide Reiter teilen das gewählte Listenjahr.
- Wählen Sie mit Buchhalter-Schreibzugriff die Art und den Zeitraum.
- Prüfen Sie in der Vorschau ganze oder halbe Tage, und entfernen Sie Daten, die Sie auslassen möchten.
- Speichern Sie. Später können Sie, wo erlaubt, Anteile ändern oder Einträge und angezeigte Zeiträume löschen.
Die Vorschau lässt bekannte Tage mit null Stunden und bestehende Abwesenheiten aus. Eine Anfrage umfasst höchstens 367 Kalendertage.
Ein Abwesenheitszeitraum fasst aufeinanderfolgende Einträge zusammen und kann Tage mit null Stunden überbrücken. Kalenderdauer und gezählte Anteile geplanter Tage erscheinen getrennt.
Krankheit hat keinen Anspruch und mindert den Jahresurlaub nicht. Künftige Krankheit fließt erst in die Summen ein, wenn ihr Datum erreicht ist. Ärztliche Atteste und Anhänge werden nicht unterstützt. Siehe die Urlaubsansicht.
Arbeitsfreie Tage der Organisation
Ein arbeitsfreier Tag der Organisation setzt die Sollstunden aller Mitarbeiter an diesem Datum auf null.
Öffnen Sie als Superuser Einstellungen → Arbeitsfreie Tage der Organisation. Wählen Sie ein Jahr und fügen Sie ein Datum hinzu, optional mit Namen und bei Bedarf mit jährlicher Wiederholung am selben Datum. Jährliche Regeln beginnen im eingegebenen Jahr. Regeln für den 29. Februar überspringen Jahre ohne Schalttag.
Wenn Sie Name oder Datum einer Regel ändern, ändern sich auch vergangene Vorkommen. Das Beenden der Wiederholung erhält frühere Vorkommen. Das Löschen einer Regel entfernt alle Vorkommen.
ICS ist ein Format für Kalenderdateien. ICS importieren zeigt eine Vorschau endlicher, eintägiger, ganztägiger Termine aus einer lokalen Datei. Wählen Sie Daten aus, die als einmalige Einträge importiert werden. Doppelte oder nicht unterstützte Termine werden übersprungen oder abgelehnt. Die Grenzen liegen bei 1 MiB und 500 Terminen.
Der Import abonniert keinen Anbieter, erzeugt keine regionalen Feiertage und bestimmt keine rechtlich geltenden Daten.
Stunden, Abwesenheitsgutschrift und Saldo
Sollstunden ergeben sich aus den Stunden je Wochentag und den arbeitsfreien Tagen der Organisation. Arbeitsstunden stammen aus gespeicherten Einträgen, ohne abgelehnte Arbeit. Einträge über Mitternacht gehören zu ihrem Startdatum.
Die Abwesenheitsgutschrift ist geplante Zeit, die durch erfasste Abwesenheit abgedeckt ist. Der Arbeitszeitsaldo ist Arbeitsstunden plus Abwesenheitsgutschrift minus Sollstunden. Er ist kein gespeichertes Überstundenkonto und kein Lohnzuschlag.
Arbeit an arbeitsfreien Tagen zeigt Stunden, die an Tagen mit null Stunden erfasst wurden. Diese Tage geben keine Abwesenheitsgutschrift. Gespeicherte Abwesenheit bleibt sichtbar, zählt dort aber nicht.
Öffnen Sie beim Mitglied die Zeile für den Saldo oder für Arbeit an arbeitsfreien Tagen, um Tagesdetails zu sehen. Summen auf der Erfassungsseite enthalten Entwürfe ohne Abwesenheitsgutschrift. Dieser Bericht verwendet gespeicherte Arbeit und Abwesenheit. Ohne Arbeitszeitpläne bleiben Arbeitsstunden und eingegebene Abwesenheitsanteile lesbar; abgeleitete Werte sind unbekannt.
Teamberichte und CSV
Wählen Sie unter Mitglieder die Option Zeit- und Abwesenheitsdetails. Wählen Sie Mitarbeiter, einen Zeitraum einschließlich beider Enden, das Urlaubsjahr, aktive oder archivierte Mitgliedschaften und Statusfilter. Ihr Zugriff auf Mitglieder begrenzt den Bericht.
Die Tabelle trennt Zeit und Abwesenheit im Zeitraum von den Jahressummen für das gewählte Jahr. Klappen Sie die Tagesdetails auf, um Ergebnisse zu prüfen. Bei fehlender oder widersprüchlicher Einrichtung erscheinen Striche und Warnungen.
Berichte umfassen höchstens 367 Tage. Längere Bereiche im Mitgliederdiagramm verwenden für die beschriftete Zeitübersicht ihre letzten 367 Tage. Abgeleitete Kennzahlen können einen kürzeren zusammenhängenden konfigurierten Zeitraum verwenden oder unbekannt bleiben. Die reinen Arbeitsstunden decken weiterhin den angefragten Zeitraum ab.
Der CSV-Export enthält Zahlen, Zeitraum, Urlaubsjahr, wirksamen Kennzahlenzeitraum und Konfigurationswarnungen. Auch diese Berichte dienen nur der Information.