Die Einrichtung einer Organisation erstellt einen Arbeitsbereich, seinen ersten Kunden, sein erstes Projekt und eine Kategorie für die Zeiterfassung. Außerdem werden Sie Superuser der Organisation, mit Administrationsrechten.
Eine Organisation erstellen
- Öffnen Sie in der Organisationsübersicht Neue Organisation hinzufügen. Geben Sie den Namen ein und wählen Sie die Währung.
- Ergänzen Sie zutreffende Einstellungen für Steuern und Ausgaben. Umsatzsteuer ist die Steuer, die auf eine Rechnung aufgeschlagen wird. Die geschätzte Gewinnsteuer bildet näherungsweise Kosten für Auswertungen ab.
- Geben Sie den ersten externen Kunden und seine Adresse ein, einschließlich Ländercode. Die interne Kundenansicht enthält bereits allgemeine Kosten, Steuern und interne Projekte.
- Legen Sie eine Kategorie und ihren Nettostundensatz für die Abrechnung an, also den Preis vor Umsatzsteuer.
- Benennen Sie das erste Projekt. Die Einrichtung verknüpft Kunde und Kategorie und fügt Sie als Projektmitglied hinzu.
- Geben Sie bei Bedarf ein Stundenbudget für das gesamte Projekt oder je Monat ein. Ein Budget ist eine Zielobergrenze. Gesamtstunden umfassen die ganze Projekthistorie; monatliche Stunden werden für jeden Kalendermonat verglichen.
- Lesen Sie die Erklärung zur Abrechnung und geben Sie optional die Absenderadresse ein. Prüfen Sie die Übersichtskarten und korrigieren Sie sie mit Bearbeiten.
- Wählen Sie Organisation erstellen.
Die Einrichtung schlägt Farben für Projekt und Kategorie vor. Sie kennzeichnen Entwürfe im Kalender der Zeiterfassung.
Was die Einrichtung speichert
Der Assistent speichert die Organisation und die Datensätze der Einrichtung gemeinsam beim Erstellen. Der Wechsel zwischen den Schritten speichert nichts. Wenn Sie vor dem Erstellen schließen, werden die Eingaben verworfen. Die Einrichtung erstellt keine Rechnung und sendet keine E-Mail.
Nach dem Erstellen führt Projekt öffnen zur Arbeit. Rechnungseditor öffnen startet die separate Vorbereitung einer Rechnung.
Einstellungen vervollständigen
Wählen Sie in den Einstellungen der Organisation die genutzten Funktionen, die Ihr Team braucht. Wenn Sie Rechnungen nutzen, vervollständigen Sie Absenderangaben, Steuernummern, Bankverbindung, Nummerierung und Standardwerte für Rechnungen. Elektronische Rechnungen brauchen einige weitere Angaben. Fügen Sie bei Bedarf ein Logo hinzu. Die gewählte Währung bietet keine automatische Währungsumrechnung.
Fügen Sie Kunden, Kategorien, Projekte und Personen über ihre Seiten hinzu. Verkaufssätze bewerten Arbeit für Kunden; Mitgliedsstundensätze oder Gehaltsangaben bewerten die Arbeitskosten. Richten Sie Kategorien und Stundensätze ein, bevor Sie Finanzergebnisse auswerten.
Legen Sie Berechtigungen getrennt von Mitgliedsrolle und Account-Inhaberschaft fest. Die Anleitung zum Zugriff erklärt Einladungen, verwaltete Accounts und die Bereitstellung über ein Verzeichnis.
Richten Sie für Mitarbeiter datierte Arbeitszeitpläne, den Jahresurlaubsanspruch und arbeitsfreie Tage ein. Arbeitszeitpläne können Sie pflegen, ohne Gehaltsbeträge einzugeben. Die Anleitung zu Zeit und Urlaub erklärt diese informativen Berichte.
Die persönlichen Einstellungen bieten Oberflächensprache, Design und Diagrammpalette, also einen Satz von Diagrammfarben. „Anpassen für Farbblindheit“ wählt die farbblind-sichere Palette. Die Anwendung unterstützt britisches Englisch, Deutsch und Französisch. Rechnungsvorlagen legen die Dokumentsprache separat fest.
Nächsten Schritt wählen
Erfassen Sie Arbeit und sehen Sie sich danach die gespeicherte Zeiterfassung und die Prüfung an. Organisieren Sie Projekte und Ziele und weisen Sie Tasks und Tickets zu, wenn das Team wächst.
Bereiten Sie Rechnungen und Vorlagen vor, bevor Sie Rechnungen ausstellen. Lesen Sie die Finanzbegriffe, um Einnahmen und Kosten zu verstehen. Freelancer können mit persönlicher Arbeit und Abrechnungsbeziehungen beginnen.