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Rechnungen.
Erstellen Sie Kunden- oder persönliche Rechnungen aus Arbeit, Ausgaben und eigenen Posten. Nutzen Sie Vorlagen, verfolgen Sie Rechnungen und exportieren Sie E-Rechnungen.
Kundenrechnungen und persönliche Rechnungen
Eine Kundenrechnung geht von einer Organisation an ihren Kunden. Eine persönliche Rechnung geht von einem Freelancer für seine eigene Arbeit an die Organisation. Beide nutzen getrennte Abrechnungsebenen.
Der Editor gruppiert die abrechenbare Arbeit eines Zeitraums nach Projekt und Kategorie. Arbeit muss angenommen und auf dieser Ebene verfügbar sein. Die Kundenabrechnung berücksichtigt eine erforderliche Weiterleitung und die Annahme durch den Host. Die persönliche Abrechnung braucht die lokale Annahme. Der Editor erklärt, warum Arbeit gesperrt ist.
Arbeitsstunden und Netto-Positionspreise werden abgerundet; die Umsatzsteuer wird auf den nächsten Cent gerundet. Wo erlaubt, ersetzt eine manuelle Stundenüberschreibung die erfassten Stunden für die Abrechnung. Diese Option ist deaktiviert, wenn Arbeit an diesen Kunden weitergeleitet wird.
Eigene Posten, Ausgaben und Nachlässe
Ein eigener Posten hat Beschreibung, Menge, Netto-Einzelpreis, Umsatzsteuer und Projektzuordnung. Hat der Kunde aktive abrechenbare Projekte, braucht jede gespeicherte Position ein gültiges Projekt.
Eine erfasste Ausgabe kann mit einem anderen Betrag als ihren Kosten berechnet werden. Eingerichtete Ausgaben kann der Editor automatisch vorschlagen.
Ein Nachlass senkt ausgewählte positive Positionen vor Steuern um einen festen Betrag oder Prozentsatz. Er kann ihre Zwischensumme nicht übersteigen. Die Screenshots des Editors und der Posten zeigen eine ungespeicherte Vorbereitung.
Rechnungsvorlagen und ausgestellte Rechnungen
Eine Rechnungsvorlage legt Layout und Sprache eines neuen Dokuments fest. Rechnungen der Organisation und persönliche Rechnungen haben getrennte Vorlagen. Kopieren Sie eine mitgelieferte Vorlage, um ihr HTML zu bearbeiten, eine Vorschau zu sehen und ein Papierformat zu wählen. Die mitgelieferten Vorlagen bleiben unverändert.
Rechnungen der Organisation und persönliche Rechnungen haben je Sprache drei mitgelieferte Vorlagen: Deutsch, Englisch und Französisch. Die französischen Vorlagen enthalten die Hinweise zum Zahlungsverzug, die das französische Recht verlangt. Der Vorlageneditor zeigt jeweils die Vorlagen einer Dokumentsprache.
Die Einstellungen enthalten Absender-, Bank- und Steuerangaben, Hinweise und Vorgaben für die Nummerierung. Die Dokumentsprache ist unabhängig von der Sprache der Oberfläche. Nummernvorschläge richten sich nach dem Rechnungsdatum; doppelte Nummern desselben Ausstellers werden abgelehnt.
Beim Ausstellen werden Dokument, Sprache und Beträge gespeichert. Spätere Änderungen an Sätzen oder Vorlagen schreiben es nicht um. Exportieren Sie ein PDF, fügen Sie eine Aufstellung der Arbeit bei oder exportieren Sie ausgewählte PDFs als ZIP.
Elektronische Rechnungen
Eine elektronische Rechnung enthält die Rechnung als maschinenlesbare Daten. Das Buchhaltungsprogramm eines Kunden kann Nummer, Daten, Positionen und Beträge ohne Abtippen übernehmen. Treetops bietet drei Formate:
- ZUGFeRD ist ein PDF, das die Daten zusätzlich enthält.
- XRechnung ist das deutsche Format für öffentliche Auftraggeber.
- Peppol BIS ist das Format des europäischen Peppol-Netzwerks.
XRechnung und Peppol BIS bestehen nur aus XML-Daten. Ihr Download ist ein ZIP mit der XML-Datei und einem lesbaren PDF derselben Rechnung.
Wählen Sie ein Standardformat für Ihre Rechnungen und ändern Sie es bei Bedarf für einzelne Kunden. Der Editor wählt dieses Format und zeigt Empfänger, Bestell- und Vertragsreferenzen. Jede Rechnung kann trotzdem ein anderes Format oder ein einfaches PDF nutzen. Treetops prüft die Rechnung beim Speichern und erneut beim Erstellen der Dateien.
Das Stornieren einer elektronischen Rechnung erzeugt einen Storno-Beleg über den vollen Betrag. Eine Ersatzrechnung kann sich dann auf die stornierte Rechnung beziehen.
Rechnungsstatus und Zahlungsvermerke
„Versendet“, „vom Zahler als bezahlt gemeldet“ und „vom Aussteller als eingegangen bestätigt“ beschreiben getrennte Ereignisse. Verlust und Stornierung haben eigene Status. Die Vorschau der Stornierung erklärt, welche beanspruchte Arbeit wieder freigegeben werden kann.
Die Rechnungsliste trennt eingehende, ausgehende und offene Rechnungen und lässt sich nach Zeiträumen durchblättern. Finanzberichte behalten das Rechnungsdatum bei, auch nachdem der Zahlungseingang erfasst ist.
Anleitungen